¿Por qué es importante digitalizar los recursos humanos?

Por CEZANNE HR




No acabo de entender cuál puede ser exactamente la razón por la que muchas organizaciones permanecen en lo que consideran su nueva “zona de confort”, un entorno pre-digital en el que puede más la intención o el convencimiento que la iniciativa. Puede que sea una cuestión de falta de tiempo, de escasez de habilidades digitales o, incluso, una relación deficiente del entorno de los recursos humanos con el resto de la organización.

Sea por lo que sea, con independencia de la causa, lo que sí que es seguro es que gestionar personas, procesos y datos sin un ecosistema digital incide de manera negativa en la productividad y, al mismo tiempo, provoca inconsistencias, imprecisiones y malas experiencias entre los empleados.

Estoy más que convencido de que impulsar la transformación digital en el entorno de los recursos humanos e invertir en innovación hará que se incremente la productividad de los empleados o, cuanto menos, se consiga ahorrar en la variable coste/empleado/año.

Con el valioso ahorro de tiempo y, de coste por empleado como argumentos para acelerar la digitalización de los procesos en el entorno de la gestión de personas, resulta más importante que nunca, automatizar, automatizar y automatizar. Pero, no te dejes “seducir” únicamente por el argumento del ahorro de los costes. Eso ya no se lleva. Te propongo algunas otras razones por las que se debe apostar por la transformación digital de los recursos humanos:

  • Eclosión de la Inteligencia Artificial. Sí, estoy de acuerdo en que todavía es demasiado pronto para predecir todo su potencial y el impacto real que tendrá sobre los recursos humanos. Pero, es innegable que será la próxima etapa del cambio. De hecho, actualmente, ya está modificando nuestra forma de trabajar. A pesar de los temores -fundados o no, ese es otro tema-, sobre la pérdida de empleo, lo cierto es que las máquinas empiezan a ser -lo serán aún más en el futuro- compañeros de los humanos en el escenario laboral.
  • Preocupación por GDPR. En realidad, GDPR podríamos decir que es solo el principio. Las regulaciones sobre los datos serán cambiantes como lo es el propio entorno en el que nos movemos. Recuerda que en la UE se viven momentos inciertos con el tema del Brexit. No sabemos aún, la manera en la que la salida del Reino Unido impactará en la fuerza laboral del resto de los países miembros. Tampoco en la de los empleados españoles que trabajan en empresas afincadas en Gran Bretaña y que dejarán de ser comunitarios en breve.
    Sea como sea, lo cierto es que las demandas de seguridad y protección de los datos en este contexto se multiplicarán por diez. En cualquier caso, estas regulaciones -y las que vendrán- han puesto a las áreas de recursos humanos a la vanguardia del cumplimiento por lo que, aquellos que todavía no han digitalizado sus datos de recursos humanos y sigan utilizando hojas de cálculo o archivos en papel o realicen las tareas de forma manual, sin duda, correrán un riesgo mayor. En estos casos, ante una situación de violación de los datos, será poco probable que la organización pueda demostrar que ha tomado las medidas de seguridad oportunas, lo que podría dar lugar, a su vez, al pago de cuantiosas multas.
  • Vínculo entre TI y recursos humanos más fuerte. Adoptar una solución de recursos humanos en la nube, segura y basada en roles permitirá a las organizaciones centralizar todos sus datos en un único sistema para que siempre sepan dónde están y controlen mucho mejor y de una manera más sencilla la integridad de sus datos. Los equipos de recursos humanos estarán mejor posicionados para registrar el consentimiento siempre que sea necesario, eliminar o anonimizar el acceso. Entonces, aunque, en principio, la percepción podría ser que la transformación digital representa un larguísimo viaje, lo cierto es que la nueva generación de sistemas de gestión de recursos humanos, están diseñados específicamente para que cualquier organización pueda estar en funcionamiento con un sistema 100% digital y compatible con GDPR en muy pocas semanas. Eso, hará, además, que el entorno de recursos humanos gane visibilidad en la organización y mejore su posicionamiento e influencia en la toma de decisiones.
  • Evitar los riesgos y minimizar los errores. Ya lo decía antes: la clave es automatizar, automatizar y automatizar porque los humanos solo somos eso: humanos. Y, en este sentido, estamos expuestos a cometer errores que pueden tener un impacto muy negativo no solo a nivel individual, también colectivo e, incluso, corporativo. Utilizar la tecnología para gestionar y administrar la cantidad de procesos asociados a la vida laboral de una persona, desde su selección, hasta su salida de la organización, pasando por el Onboarding, la evaluación y el rendimiento, las ausencias y vacaciones, las promociones internas, la remuneración o la formación, cada vez más importante, en habilidades digitales, ayuda a las organizaciones a reducir el margen de error y a proporcionar a su vez, más coherencia y visibilidad al entorno de recursos humanos.
    Pero también, a reducir los riesgos ya que, permite detectar e identificar los errores antes de que estos puedan impactar negativamente en el negocio. Pero, se me ocurren muchas más razones -nada catastrofistas- para justificar la importancia de automatizar los procesos de recursos humanos: reducción de las tareas administrativas que permiten poner el foco en estrategias de gestión del talento, impulso de una función más consistente, segura y centrada -de verdad- en las personas, más fluidez operativa en lugar de fricciones, etc.

En definitiva, las empresas tienen ya, a su disposición, la tecnología necesaria como para digitalizar sus entornos de recursos humanos, sin complicaciones. Las soluciones en la Nube, además, han hecho que el precio salga del argumentario a la hora de tomar las decisiones, dando más valor a la cobertura funcional, a la sencillez de uso, a la seguridad de los datos o a otros aspectos como la integración, la consistencia o el acceso a la información desde cualquier dispositivo o en cualquier momento.

Para las empresas que buscan ahorrar tiempo, aumentar su productividad e incrementar el compromiso con sus empleados, estas soluciones de recursos humanos basadas en la Nube son una inversión que, sin duda, valdrá la pena. Pero, no hay que quedarse solo en la superficie. Las organizaciones buscan un entorno de recursos humanos, más moderno y, también más tecnológico, aunque no siempre tienen claro los beneficios que esto reportará al conjunto global de la organización. En este sentido, solo un apunte: recuperar el tiempo que se dedica a “mover papeles” o a resolver las mismas dudas a personas diferentes permite dedicarlo a desarrollar estrategias brillantes para ayudar a que las personas aumenten su compromiso, su capacitación y sus experiencias dentro de la compañía. Y eso, desde luego, impulsará la mejora de los resultados comerciales.

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